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Empresas ágeis e melhoria contínua

A filosofia “Lean” é ideal para as empresas de serviços e indústria que atuam em ambientes extremamente competitivos, com forte exigência na flexibilidade e nos tempos de resposta. Os princípios de funcionamento do Lean são conhecidos por uma variedade de sinónimos: “Lean”, “Lean Thinking”, “Lean Services”, “Lean Manufacturing”, “Lean Production”, “Toyota Production System”, entre outros. Acredita-se que o Lean foi inventado no Japão (mais especificamente, na Toyota), mas o facto é que Henry Ford já utilizava grande parte dos princípios na década 1920-1930.

“Um dos grandes segredos para conseguir que os produtos Ford tenham um preço baixo, é o encurtamento gradual do ciclo de produção. Quanto mais tempo um artigo estiver no processo de produção e quanto mais se movimentar, maior será o seu custo final.” [Henry Ford, 1926]

A designação lean thinking (pensamento magro), como conceito de liderança e gestão empresarial, foi pela usada pela primeira vez por James Womack e Daniel Jones (1996). Desde então, o termo é mundialmente aplicado para se referir à filosofia de liderança e gestão que tem por objetivo a sistemática eliminação do desperdício e a criação de valor. Trata-se de um dos mais bem-sucedidos paradigmas de gestão que o mundo empresarial conheceu.

Uma definição mais atualizada do Lean, de acordo com J. Womack [Autor de “Lean Thinking” e de “The Machine That Changed the World“] é a seguinte:

“Uma abordagem sistemática para a identificação e eliminação de desperdícios (atividades sem valor acrescentado), através da melhoria contínua, fazendo os produtos fluir, sempre que o cliente os “puxa”, na senda da perfeição”. [James Womack e Daniel Jones, 2003]

Um conjunto de ferramentas e métodos práticos foi desenvolvido ao nível operacional para apoiar o pensamento magro. Estas ferramentas incluem, por exemplo, o mapeamento da cadeia de valor: VSM (Value Stream Mapping) que é utilizado para identificar o fluxo de recursos e identificar áreas onde as operações os consomem  mas não acrescentam valor na perspetiva do cliente. Este mapa é posteriormente utilizado para gerar ideias que levarão ao redesenho dos processos.

Para que serve?

A filosofia Lean centra-se, essencialmente, na redução de desperdícios para criar fluxo e aumentar a velocidade de resposta (“lead time”) desde o pedido até ao fornecimento do serviço ou produto. Esta filosofia assenta num princípio de melhoria contínua da eficiência dos processos operacionais e de negócio, com consequente aumento da produtividade e redução significativa de custos.

Dos seus pilares de intervenção destacam-se ainda a autonomia e responsabilização de todos os colaboradores, numa ótica de polivalência funcional, sustentada pela gestão e desafio de competências. O objectivo é ganhar flexibilidade e responder rápida e eficazmente aos desafios e problemas existentes.

Essencialmente, é objectivo de uma organização Lean fornecer aquilo que o cliente quer, quando o cliente quer e onde o cliente quer.

O Lean apresenta ainda um forte potencial de aplicação ao nível da Inovação, como metodologia de suporte e complementar na Inovação Organizacional.

Áreas de aplicação

Os princípios, métodos e ferramentas lean aplicam-se aos serviços e à indústria, em ambientes de contacto directo com os clientes ou de níveis indiretos, alto e baixo volume, de “job shop ” e em indústrias de processo contínuo.

Por princípio, qualquer setor económico e atividade são elegíveis para uma incorporação dos princípios lean, tanto na sua plenitude como em atividades específicas e dedicadas, desde um departamento até todos os agentes da cadeia de valor.

Em ambiente de serviços, o lean tem uma intervenção na redução dos tempos de resposta, aumento dos níveis de satisfação do cliente, melhoria da qualidade e fiabilidade de serviço, serviços de assistência ao cliente, otimização de processos organizacionais e redução de desperdícios, nomeadamente do tempo.

Tipicamente na indústria, o lean aplica-se a toda uma unidade de produção ou transformação, com forte incidência ao nível da estabilização dos equipamentos e aumento da produtividade, autonomia dos colaboradores, otimização dos fluxos de informação e materiais, com especial incidência nos inventários.

Pode aplicar o conceito de Lean em qualquer negócio ou processo de produção, desde o fabrico até ao marketing e desenvolvimento de software.

A metodologia lean assenta em 3 ideias simples:

  • entregar valor, do ponto de vista do consumidor
  • eliminar desperdícios (coisas que não agregam valor ao produto final)
  • melhoria contínua

O foco, a melhoria contínua de processos de trabalho, propósitos e pessoas.

Em vez de tentar manter o controlo total dos processos de trabalho e ficar sob o holofote, a gestão lean encoraja a responsabilidade e liderança compartilhadas.

Por isso, os dois principais pilares da metodologia lean são:

  • Respeito pelas pessoas
  • Melhoria contínuas

Afinal, uma boa ideia ou iniciativa pode nascer de qualquer nível da hierarquia e o lean confia nas pessoas que estão a fazer o trabalho para dizerem como deve ser feito.

Os 5 princípios básicos do Lean

1. Identificação de Valor

O que toda empresa tem como objetivo? Oferecer um serviço/produto que o cliente está pronto para comprar. Para isso, a empresa precisa adicionar valor, definido pelas necessidades do consumidor.

O valor está no problema do cliente que está a tentar resolver. Mais especificamente, na parte da solução que o cliente está ativamente disposto a pagar. Qualquer outra atividade ou processo, que não traz valor para o produto, é considerado desperdício.

2. Mapeamento da Cadeia de Valor

Este é o ponto onde é necessário  mapear o fluxo de trabalho da empresa. Ele deve incluir todas as ações e pessoas envolvidas no processo de entrega do produto final ao consumidor. Ao fazer isto, será capaz de identificar as partes do processo que agregam valor.

A aplicação do princípio Lean de mapeamento da cadeia de valor mostrará onde o valor é gerado e qual a proporção.

Quando tiver mapeado a cadeia de valor, será muito mais fácil ver quais processos pertencem a quais equipas e quem é o responsável por medir, avaliar e melhorar esses processos. Esta visão geral permitirá detetar os passos que não trazem valor e eliminá-los.

3. Otimizar o Fluxo

Depois de dominar a cadeia de valor, é necessário certificar que o fluxo de trabalho de cada equipa seja suave. Tenha em mente que isto pode demorar para acontecer.

O desenvolvimento de um produto/serviço, frequentemente, exigirá um trabalho em conjunto de várias equipas. Os gargalos e interrupções podem aparecer a qualquer momento. No entanto, ao dividir o trabalho em partes menores e visualizar o fluxo de trabalho,  é possível  detetar facilmente e remover os bloqueios no processo.

4. Criação do Sistema Pull (Puxar)

Ter um fluxo de trabalho estável é uma garantia de que as equipas podem entregar tarefas de trabalho mais rápido e com menos esforço. No entanto, para contar com um fluxo de trabalho estável, é necessário criar um sistema de puxar (pull system).

Neste sistema, o trabalho é puxado somente quando há procura para ele. Isto permite otimizar a capacidade dos recursos e entregar produtos/serviços somente se houver necessidade disso.

Um exemplo comum deste sistema, são os pedidos à carta num restaurante. O chef não prepara vários pratos com antecedência, porque ele não sabe qual é a procura e esses pratos podem acabar como um desperdício de recursos.

5. Melhoria Contínua

Depois de passar por todos os passos anteriores,  já construiu um sistema de gestão Lean. No entanto, precisa de  prestar atenção a este último passo, provavelmente o mais importante.

Lembre-se de que o seu sistema não é isolado e estático. Problemas podem ocorrer em qualquer um dos passos anteriores. É por isso que é necessário certificar-se de que os funcionários em todos os níveis estão envolvidos na melhoria contínua do processo.

Há técnicas diferentes para encorajar a melhoria contínua. Por exemplo, cada equipa pode ter uma reunião diária para discutir o que deve ser feito, o que precisa de ser feito e os possíveis obstáculos. 

A implementação e a manutenção da filosofia de melhoria contínua  numa organização exigem a presença de metodologias que, de forma disciplinada e contínua, a promovam. Neste contexto, o método científico e o ciclo PDCA ( Plan, Do, Check, Act) são identificados como as metodologias que disciplinam e suportam a melhoria contínua.

O método científico apoia o estudo dos problemas e das oportunidades, o ciclo PDCA oferece um método formal para executar mudanças. 

Relembrando as fases do método científico:

  1. Observação do fenómeno/problema – desenvolve-se uma curiosidade;
  2. Formulação do problema – através da experimentação e medição, provoca-se o mesmo fenómeno várias vezes, registando-se todas as possíveis variações e os valores relacionados;
  3. Criação de hipóteses – explicações e soluções para o problema. A prova da explicação (do porquê) leva, muitas vezes, à criação de um modelo. A hipótese ou o modelo mais simples e prático é escolhido como a provável explicação para o fenómeno estudado;
  4. Teste de hipóteses – a hipótese escolhida deve explicar novas observações e novos fenómenos. O modelo relacionado com esta hipótese deve ser capaz de fazer previsões sobre fenómenos que ainda vão ocorrer. Se a hipótese estiver errada, dependendo do grau de erro, ela deve ser melhorada, parcialmente corrigida ou abandonada (trocada por outra hipótese);
  5. Análise de resultados e estabelecimento de uma tese – se a hipótese é comprovada pelos testes, dá lugar a uma tese. A partir de teses, também se criam modelos;
  6. Criação de uma teoria – uma teoria é um conjunto de teses que explicam um fenómeno ou alguns fenómenos relacionados entre si, e que já foi testada e comprovada num grande número de experiências.

Estes são os meios sobre os quais os métodos e ferramentas lean são aplicadas e, sem os quais o sucesso das soluções estará comprometido.

Juntar a estas metodologias uma boa dose de curiosidade e insatisfação e assiste-se a uma revolução na organização, formando uma poderosa atmosfera de melhoria contínua.

Esta abordagem permite às pessoas (donas dos processos e cientes da permanente necessidade de mudar) trabalharem em conjunto para melhorar o desempenho dos seus processos, aproximar o desempenho aos valores de referência e, continuamente, acompanhar e responder às necessidades e expectativas dos clientes.

Os esforços de melhoria não poderão ser interrompidos nem orientados à obtenção de ganhos significativos em curtos períodos de tempo, sob pena de interromperem a caminhada rumo à excelência e de desfocalizar os agentes de mudança.

Uma nota aos 5 princípios lean

Importa referir que, estes princípios são a base da filosofia, no entanto, deverão ser consideradas nas organizações várias cadeias de valor, para os clientes, os colaboradores, acionistas e a sociedade. Como exemplo, a formação e a responsabilidade social denota preocupação das empresas em criar valor para todas as partes.

Outra questão a considerar relaciona-se com a preocupação excessiva  na redução de desperdícios, ignorando uma atividade crucial de criar valor através da inovação de produtos, serviços e processos.

Benefícios 

A popularidade crescente dos princípios Lean vem do facto destes  focarem na melhoria de cada aspeto de um processo de trabalho e envolverem todos os níveis de hierarquia de uma empresa.

Há algumas vantagens que podem beneficiar os gestores, entre elas:.

  • Foco – ao aplicar o Lean, reduz atividades que geram desperdício. O seu trabalho será forçado a ser focado em atividades que agregam valor.
  • Melhoria na produtividade e eficiência –  quando os funcionários estão focados na entrega de valor, eles são mais produtivos e eficientes, porque não são distraídos com tarefas que não são claras.
  • Processo mais inteligente (sistema pull) – ao estabelecer um sistema de puxar,  entrega trabalho apenas quando houver uma procura real. 
  • Melhor uso de recursos – quando a produção é baseada na  procura real, usa os recursos conforme for necessário.

 

Como resultado, a sua empresa (equipa) será muito mais flexível e será capaz de responder mais rapidamente aos pedidos dos consumidores. No final, os princípios de gestão Lean permitirão criar um sistema de produção estável com uma elevada probabilidade de melhoria geral de desempenho.

Para que o Lean não seja mais uma “moda”, os seus princípios devem ser aplicados em toda a organização, com todos os colaboradores. Embora as suas componentes (as ferramentas – 5S, SMED, TPM, KANBAN, POKA-YOKE, HEIJUNKA, etc) sejam eminentemente tácticas e muito focadas, apenas se conseguirão resultados eficazes e sustentáveis através da aplicação integrada (de forma estratégica) e global em todos os processos do negócio.

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