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Logística e Aprovisionamento

Antes de mais, será vantajoso clarificar a que se refere o termo logística, amplamente utilizado, mas uma área pouco reconhecida e até negligenciada.

A Logística ou Gestão Logística é definida de variadas formas. Tendo como referência, a maior organização mundial de profissionais e académicos da área, o Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP, 2010) que define como a parte da Cadeia de Abastecimento que é responsável por planear, implementar e controlar o eficiente e eficaz fluxo direto e inverso e as operações de armazenagem de bens, serviços e informação relacionada entre o ponto de origem e o ponto de consumo de forma a ir ao encontro dos requisitos/necessidades dos clientes.

A mesma organização define as Atividades Logísticas como incluindo a gestão do inbound e do outbound, em termos de transporte (de entrada e saída), gestão da frota, gestão da armazenagem, gestão de materiais e seu manuseamento, gestão da resposta a encomendas, desenho da Rede Logística, gestão de inventários, planeamento do abastecimento e da procura e gestão dos prestadores de serviços Logísticos.

Nesta introdução já é percetível a abrangência e dimensão desta área de gestão, e da impossibilidade de passar por todas as áreas num artigo apenas, quando existem livros bem completos e extensos sobre o assunto.

Dependendo das especificidades das empresas e da maior ou menor extensão com que é encarada, a Logística ou Gestão Logística inclui atividades de outsourcing e de procurement, o planeamento e programação da produção, a embalagem, a assemblagem (montagem) e o serviço ao cliente. Esta área está envolvida em todos os níveis de planeamento e execução – estratégico, táctico e operacional. É integradora e coordenadora, procurando melhorar as atividades Logísticas e integrar a Logística com as demais funções da empresa, entre elas o marketing, as vendas, a produção, a área financeira e as tecnologias da informação. 

Após esta contextualização, seguiremos neste texto com uma abordagem geral da Logística e do Aprovisionamento, também conhecido como Compras.

Vale a pena conhecer um pouco da história da Logística. De uma forma muito resumida, a logística empresarial foi inspirada em táticas usadas nos campos de batalha durante a Segunda Guerra Mundial.

Para vencer as batalhas, os generais montavam esquemas complexos para transportar e armazenar armas e suprimentos.

Quando a guerra terminou, havia uma grande disputa no mercado por mercadorias e formas mais eficientes de distribuí-las.

E foi através destas táticas de batalha que as empresas se organizaram para esquematizar o que é Logística.

Em geral, a logística representa 10% do custo do produto, e para os clientes, ela é fundamental para a atribuição de valor da mercadoria.

Somado a isto, temos ainda os fenómenos da globalização e do comércio eletrónico, alavancados em tempos de pandemia, que elevaram a importância da logística para o sucesso empresarial.

Com o desenvolvimento do negócios e o crescimento das empresas, surgem mais desafios: 

Como produzir mais em menos tempo? 

Como fazer entregas mais rápidas? 

Como surpreender positivamente a sua rede de fornecedores e os seus clientes?

Para avaliar a possibilidade de promover melhorias em toda a cadeia logística, é preciso medir bem os custos logísticos. Estes podem ser classificados em:

  • Produtos, armazenagem e transporte;
  • Capital;
  • Coordenação do processo, que vai desde o fabrico até à disponibilização da mercadoria no ponto de venda;
  • Variações entre o previsto e o real, gerados pela complexidade e sua gestão.

 

Não esquecer que, quanto maior for a complexidade da atividade de sua empresa, maiores serão as necessidades de coordenar, de maneira sistémica, os aspetos envolvidos no processo de produção.

Coordenando a gestão de stocks, o transporte, a distribuição, os fornecedores e todos as demais fases de seu processo produtivo, a logística empresarial irá definir e organizar melhor os processos de produção da sua empresa.

Há três aspetos essenciais para uma logística bem sucedida:

  • Investimento em comunicação eficiente: quanto melhor a comunicação entre os diversos membros da cadeia logística, melhores as oportunidades de melhoria de desempenho e de fluidez da operação. Antes de implementar processos, consulte os seus funcionários para avaliar quais seriam os melhores mecanismos e como melhorar os processos.
  • Um plano B: problemas podem acontecer, e uma série deles não podem ser controlados. Assegure-se que tem alternativas para garantir bons resultados.
  • Controlo do processo: a troca de informações e uma boa comunicação são essenciais neste ponto. É preciso que esteja bem informado: meça resultados, entenda possíveis problemas e faça registo dos seus resultados para acompanhá-los diariamente. Procure verificar o que a sua empresa está a acertar e onde está a falhar, buscando soluções para otimizar o processo produtivo.

 

Nos dias de hoje, com a globalização da economia, os conhecimentos de logística são de fundamental importância para as empresas.

A seleção de fornecedores logísticos obedece a alguns critérios.

Processo de negociação:

  • Baseado em custos
  • Baseada no mercado
  • Licitação competitiva

Outros critérios:

  • Certificações
  • Referências
  • Sustentabilidade: Impactos ambientais e situação financeira

 

Aprovisionamento 

 As compras devem ser encaradas como uma atividade estratégica e os departamentos devem ser geridos como sendo uma parte importante das empresas.

O termo compras refere-se à obtenção a partir de fontes externas de todos os bens, serviços, competências e conhecimentos que são necessários para a execução e gestão de todas as atividades primárias e de suporte da organização nas condições mais favoráveis.

O processo de compra envolve as seguintes etapas:

  • Identificação da necessidade;
  • Seleção do fornecedor;
  • Negociação do preço;
  • Condições de entrega e outros termos;
  • Preparação do contrato;
  • Colocação da encomenda e acompanhamento da prestação do serviço ou entrega do produto.

 

Explorando duas destas etapas, a seleção dos fornecedores, colocação e monitorização da encomenda.

Após definição e descrição dos requisitos, o comprador dá início à pesquisa de mercado. Na prática a etapa de seleção de fornecedores desenvolve-se decidindo sobre os seguintes pontos:

  • Qual o método de subcontratação a adoptar: subcontratação total ou parcial?

O trabalho realizado será pago numa base de preço fixo ou custo reembolsável?

  • Quais os critérios que assistem à qualificação preliminar dos potenciais fornecedores?
  • Solicitação e análise das propostas recebidas;
  • Seleção do fornecedor. 

 

Após acordo de termos e condições do contrato, respetivamente assinado, a encomenda pode ser colocada. Para produtos de rotina poderão ser negociados acordos-quadro, que dão cobertura à satisfação das necessidades durante um período de tempo mais longo. A encomenda deve ser clara e específica relativamente às informações e instruções que são transmitidas ao fornecedor. De forma a evitar posteriores problemas administrativos e/ou Logísticos, deve conter todos os elementos necessários.

A monitorização da encomenda pode envolver algumas questões, como:

  • Deslocações às instalações dos fornecedores;
  • Negociações sobre alterações de natureza técnica;
  • Solicitação dos planos de produção e confirmação da data prevista de entrega;
  • Verificação das especificações técnicas acordadas para os produtos;
  • Responsabilidade na troca de correspondência comercial.

 

É importante referir que o nível de sucesso das compras e consequentemente da empresa, depende do alinhamento entre as diferentes áreas funcionais.

O envolvimento do departamento de compras depende sempre do projeto em causa e da sua complexidade.

A colaboração com o departamento de compras é observada com maior intensidade através de três departamentos: I&D (Investigação e Desenvolvimento), Produção e Logística.

Num mundo cada vez mais digital, a função Logística assume um papel determinante, incluindo na gestão do fluxo de informação.

Dada a complexidade e abrangência deste assunto, continuaremos a apresentar informação detalhada noutros artigos. Apreciamos sempre a sua visita, no entanto, ao subscrever a newsletter irá receber a informação e atualizações diretamente no seu e-mail.  

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